職場のほうれんそう
・れん：連絡 事前連絡
・ほう：報告 事後報告
・そう：相談 物事決定の相談
◆仕事の経過や結果を報告し、新しい事柄などは連絡し、大事な物事の決定や処理は相談して行うということです。
自己紹介のコツ
・配属部署、氏名はハッキリと。
・ふだんより、ゆっくり大きな声で。うつむいたり、キョロキョロしたりするのは禁物。
・これまでの経歴を簡略に述べる。苦労話やグチは禁物。
◆仕事にかける夢や意気込みをイキイキと語り、最後に指導や協力をあおぐことばでしめくくる。ことばづかいは丁寧に。
上司から指示を受ける時
・指示は最後までさえぎらずに聞き、質問はあとで。
・要点をメモする：指示を受ける時は必ずメモをとる。
5W1H（WHATなにを・WHYなぜ・WHENいつ／いつまでに・WHEREどこで・WHOだれが・HOWどうやって）を確実に把握すること。
・カラ返事はしない：できそうもない時は、状況を説明して優先順位など判断を仰ぐ。
･最後に復唱して確認：指示の要点はくりかえして確認を。とくに数字や固有名詞は正確に。
上司に報告する時
・タイミングよく報告：上司に「あれはどうなった？」と聞かれてからでは遅すぎる。指示事項が完了したらただちに報告を。ただし、いま話してよいかどうか、上司の都合を聞いてから話し出す。
・必要とあれば中間報告：仕事が長引く場合は中間報告が絶対必要。約束の期限までにできそうにない時も、即刻上司に報告をして、指示を受けること。
・報告は簡潔に：まず最初に結論を。次に原因、経過の順に述べる。前もって報告事項をまとめる習慣をつけよう。
◆悪いニュースほど早く伝える
仕事でミスした時は素直に間違いを認め、早めに上司に報告をして指示をあおぐこと。仕事が遅れそうな時も同様。期限直前になって「できません」と報告するのでは、相手は対処のしようがない。
ことばづかいの基本
・依頼する時：「おそれいりますが」で始めて「～をお願いできますか」「～をしていただけませんか」。
・同意する時：「はい、かしこまりました」「承知いたしました」。
・ことわる時：「いたしかねます」「わかりかねます」と婉曲に。「できません」「わかりません」ではあまりに不愛想になる。
・謝罪する時：「申しわけございません」が最適。「ごめんなさい」「すいません」。
・礼を述べる時：「ありがとうございます」「おそれいります」。
ことわり方・謝り方・頼み方のマナー
ことわり方のマナー
◆人と人、会社と会社とのつきあいのなかで、ことわることほど難しいものはない。ムッとさせるか、納得させるかはことわり方次第。
・まずよく相手の申し出を聞くのが第一。ことわりのことばは誠意をこめて「申しわけありませんが」と頭を下げて言えばやわらか。
・「私どもの力不足で」「社の方針ですので」など、ことわる時にも相手の責任ではないというニュアンスが必要。
謝り方のマナー
◆たとえ自分のミスではなくても言いわけ無用。会社を代表して謝る気持ちがポイント。
・「失礼があったそうで」の「～そうで」は、どこかで責任逃れしようとしている証拠。自己弁護は会社全体の評価を下げることに。
・姿勢を正し、恐縮した態度で。 「申しわけございません」とはっきりと頭を下げること。
頼み方のマナー
◆頼みごとをするときは「恐れいりますが」「恐縮ですが」で始めて、あくまでも謙虚に。
・教えを請う時：「ご都合のいい時、10分ほどお時間いただけませんか」と、まず相手の都合を第一に。
・協力を頼む時：時と場合によっては上司からの援護射撃も必要。書類で、電話で、会ってと事の重要性を考えて手段を選ぶ。押しつけがましい、身勝手ととられないよう、相手の意見も充分聞く態度でのぞみたい。
電話のマナー
電話をかけるとき
・ダイヤルする前に、相手の会社名や名前、用件をチェック。用件はあらかじめ整理して、メモにまとめておくとよい。
・いきなり用件に入らない、「～の件でお電話いたしました」とまず前おきを。用件が多い時は「いまよろしいでしょうか」と相手の都合を確認するくらいの配慮がほしい。
・電話を切る時、ひと呼吸置いて静かに受話器を置く。ガチャンと切るのは感じが悪い、気をつけよう。
電話を受けるとき
・電話のベルは2回までベルが鳴ったらできるだけ早く受話器を取ること。ベルが3回以上鳴ってから取った時には「お待たせしました」のひと言をそえる。
・「もしもし」は不要、第一声は「はい」と答えてから、会社名、氏名を名乗る。外線ならば「○○会社の○○部でございます」、内線ならば「○○部の○○でございます」。
・相手を必ず確認する、相手が名乗らない場合には、「失礼ですが、どちら様でしょうか」と、相手の名前や会社名を確認する。
・挨拶も忘れずに、相手が社外の人の場合は、たとえ自分と直接関係のない相手でも「いつもお世話になっております」とひと言挨拶を。
・メモは正確に、相手の会社名、名前、日時は正確にメモ。用件は復唱して確認、特に数字は間違えないように。不明瞭な点や聞き取りにくい場合には、「失礼ですが」と聞きかえして、確実に用件を把握する。
来客案内・誘導のマナー
・廊下
来客の斜め少し前を歩いて誘導。来客に廊下の中央を歩いてもらう。歩く速度も来客に合わせる配慮を。
・階段
上りは自分が来客の後ろにつき、下りは先に立って降りる。来客を見下ろす位置にならないよう心掛ける。
・エレベーター
「上位者先乗り、先降り」が原則。ただし「開」ボタンを押す必要がある場合は先導者が先に乗って来客を迎え、来客のあとから降りる。
・応接室
案内する時は、押し開きのドアの場合は誘導者が先に入室。からだの向きを変えて「どうぞ」と中に招き入れる。手前開きの場合は、先に来客を通してから入る。
名刺交換のマナー
名刺を出す時のポイント
・相手が来たら、まず立ち上がって挨拶。訪問先では相手より先に名刺を出すようにする。その場になってあわてないように、訪問の際にはあらかじめ名刺入れを用意しサッと出せるようにしておく。
・ぞんざいに机の上に突き出したりしては失礼。「○○会社の○○と申します」と挨拶しながら、先方が読めるような向きにして差し出す。
名刺を受け取る時のポイント
・名刺は来客の存在そのもの。扱いはくれぐれも慎重に。出された名刺は両手で受け取る。この時も文字に指をかけないように配慮をすること。
・名刺はしばらくテーブルの上におき、覚えてから名刺入れにしまう。相手が複数の場合は、並んでいる順にテーブルの上に名刺を並べておいてもよい。
紹介の基本
◆初対面の二者を引き合わせる時には原則的に守る順序がある。
・年少者や地位の低い人を先に紹介し、年長者や地位の高い人をそのあとに紹介する。
・身内の人を先に紹介する。
訪問予約のルール
・ポイントを取る：電話または手紙で事前に訪問の了解をとる。いきなり訪問するのは、相手にとって迷惑にもなりかねない。やむをえず突然訪問する時も、5分前でもよいので1本電話を入れよう。
・訪問日時は相手に合わせる：「この日に伺います」とこちらの都合を押しつけるのではなく、あくまで日時は先方の都合に合わせること。
・時間帯を考慮する：昼食時や深夜、早朝の訪問は非常識。用向きが勤務時間内に終るように、退社時刻直前も避けたい。
・時間厳守はマナー以前の問題。5分前必着が原則。はじめての場所に行く時はゆとりをもって出発すること。
・万一遅れそうな場合は、必ず事前に連絡を入れる。
他社訪問先ルール
・受付に到着した時から訪問ははじまる。社名・氏名を名乗り、約束の有無・相手の部署や名前を正確に礼儀正しく伝える。
・応接室に案内されたら、まず下座に。すすめられてから上座に移る。多少待たされても、室内をウロウロ歩きまわったりせず、静かに待機すること。
・たずねた相手が来たら、立ち上がって挨拶。貴重な時間をさいてくれたお礼を述べる。初対面の場合はここで名刺交換。同行者がいる時は紹介となる。
・「本日は○○の件でまいりました」と用向きを伝えてから本題へ。話は要領よく簡潔に。ダラダラした前おきやあいまいな表現は誤解のもとになるので気をつけよう。
