新裁定組織を立ち上げるために
旧法官組織の抱えていた問題
- 裁定・対応に時間がかかりすぎていた
- 裁定内容にミスが多かった
- ぶれがあり裁定の信頼性を損ねていた
- ミスを指摘されても改善がみられなかった
- 組織内で作業にも連携がとれておらず、外部との連携も当然うまくいかなかった
これらの問題の背景因子
◎適切なコミュニケーションが欠けていた
◎組織内にも外部にも連携がとれていなかった
◎組織内にも外部にも連携がとれていなかった
現象として
- 「下」が「上」に口をきけず、「上」は独善で独走した
- 「教育」が行われなかった
- わからないことを尋ねようとしても誰に聞けばいいかわからなかった
- 仕事が増えて負担が増えても相談する相手がいなかった
- 指示された以外のことが許可されなかった
- あきらめるようになった
- ごく一部の者が対応や仕事を抱えこみ、オーバーフローを起こした
- やりがいがないと感じつまらなくなった
こういったことが起こっていたと考えられる。
新しい組織で上記の問題を引き起こさないために
０．プレイヤー同士のコミュニケーションを大切にする組織を作ります。
前提：
- プレイヤー同士の礼儀を忘れない
- ＜級＞は作業経験・スキルで分かれているだけであり、同じプレイヤーとして上も下もありません。
- 偉ぶらず、物怖じせず、お互いに礼儀正しく接しましょう。
- 人と対話する
- わからないことは、きちんと尋ねて明確にします。
- 一人で決め込まず、周囲の人と意思疎通を行う ＃上級者に限らない
上記を前提に、
１．コミュニケーションをとりやすい環境を整える
２．組織内連携を強化する
３．作業をやりやすくする
４．業務改善を行う
５．やりがいを得る
１．コミュニケーションをとりやすい環境を整える
２．組織内連携を強化する
３．作業をやりやすくする
４．業務改善を行う
５．やりがいを得る
という方針に従って旧組織の抱えていた問題点の改善を行います。
特に、旧組織で問題となり、人手不足の原因ともなっていた
「新規に参加する作業者が少なかった」問題について、
「３．作業をやりやすくする」で新規参入の入り口を固め、
「１．コミュニケーションをとりやすい環境を整える」「２．組織内連携を強化する」で
継続的に作業ができる＆教育がうけられる状態を作る事を目指しています。
「新規に参加する作業者が少なかった」問題について、
「３．作業をやりやすくする」で新規参入の入り口を固め、
「１．コミュニケーションをとりやすい環境を整える」「２．組織内連携を強化する」で
継続的に作業ができる＆教育がうけられる状態を作る事を目指しています。
作業の質として問題になっていた
「ミスが多い，裁定にぶれがある，指摘されたミスが改善されない」などの部分は
０－３で土台を固めたあと、
「４．業務改善」を行っていきます。
これらの上で、「５．やりがい」を考慮した組織作りを考えていきます。
「ミスが多い，裁定にぶれがある，指摘されたミスが改善されない」などの部分は
０－３で土台を固めたあと、
「４．業務改善」を行っていきます。
これらの上で、「５．やりがい」を考慮した組織作りを考えていきます。
＃具体的な作業等の改善案は 第一次案にもたくさん盛り込まれておりましたので、
＃作業環境を構築するときにまた参照して決定していけばよいかと考えております。
＃今回は提出まで急を要することでもあり、ポイントをしぼりました。
＃作業環境を構築するときにまた参照して決定していけばよいかと考えております。
＃今回は提出まで急を要することでもあり、ポイントをしぼりました。
以下、改善案のおおまかな各論となります。
／＊／
１．コミュニケーションをとりやすい環境を整える
お互いに連絡をとりやすくし、会話の機会を増やして作業時の連携・フォローを行いやすくします。
- 名簿（メッセアドレスリスト）・ＭＬなどを活用し、連絡を取りやすくする
- 作業チームリーダーなど、作業中の疑問不安を相談できる人を明示する
- ホウレンソウ（報告・連絡・相談）を徹底する
- 定例会議を行い、全体の顔合わせ・会話の機会を増やす
- 会話の機会を増やし情報交流を密にする
｛チーム制にする，雑談を行う、講習会を開く、BBS・ＭＬで交流をはかる｝
- 初めて作業をやってみよう、という人には案内役を配置する／相談役が作業チャットに待機するなどのフォローをする
＃誰に聞けばいいのかわからない、ということが起こらないようにします。
＃具体的にフォローをどう行うかは今後決定していきます。
＃具体的にフォローをどう行うかは今後決定していきます。
２．組織内連携をとる
コミュニケーションを密に行って、業務連携を可能にします。
○状況の透明化と進捗管理
- 各自が作業報告を作成し決められた場所に提出する
｛他人が読んでわかる作業経過記録，中断報告，必要なら引継依頼，疑問がでて迷っているときはそれを明示するなど｝
- 作業報告を集めて、誰がなんの仕事をどこまで進めているか、わかりやすくする
＃作業用wikiを別に設置するなど。外部の方も見るだけで確認できるように
- 作業報告を集めて、上手く進んでいない場所が見つかった場合はフォローを行う
＃進捗管理・フォローは作業チームリーダー、上級職が行います。
- 必要なら増援を送るなどの手配を行う
○内部対応
- 作業で困ったこと、迷ったことは上の級の人に相談できるようにする
｛作業チャット待機，作業チーム制にしてリーダーになんでも尋ねる，持ち帰りの場合は掲示板に相談を投下できる場所を用意する、など｝
＃作業レベル分けは行ったほうがよいのではないかと現時点では考えています。
＃便宜上＜級＞で呼称します。
＃作業レベル分けは行ったほうがよいのではないかと現時点では考えています。
＃便宜上＜級＞で呼称します。
- 明らかになったミスやぶれは起こった原因を確認して、再発防止のために会議・連絡などで周知する
＃再発させないことが大切です。
- ホウレンソウを徹底して、何らかの問題が発生しているときは即時対応がとられるようにする
- 情報共有をこころがける｛周知事項連絡，メッセで行った作業確認・問い合わせなどの転載｝
＃外部連絡の場合、必ず転載許可をとってから
- 難度のあがる作業には経験者を配置した作業チーム制を導入する、などやってみたいことをフォローつきでやれる体制を作る。
- どの案件も複数名対応可能なようにバックアップをつける
＃情報・案件を独占しない
- 担当案件があって長期間不在にするときは連絡・引き継ぎ依頼を行う
○上級者による対応
- 作業者の問い合わせに対し上級者からの回答が速く確実に得られる体制を整えておく
＃交代で常駐，複数経路で連絡可にする
- 組織内部で解決できない場合は外部への連絡・相談を行う体制を作る
＃誰にせよ、抱え込んで時間が経つことが一番よくないのではないかと思います。
- アクティブな上級者を常時確保する体制を整える
○外部との連携不良
- 外部対応に関する指針を定め、対応できる人の数を増やす
３．作業をやりやすくする
初めての人も作業経験者も、楽に作業を進められるよう、工程・環境を整備します
○ルーキー対応
- 新規作業者の方に来ていただけた場合、チャットに誘導し、初心者ガイドを見て感じた不明点を言っていただく
- 新規募集時に作業説明会を行う。
- 初めての人がみてわかりやすい作業チャートを作成する
- 初めて作業をする人へ密なフォローを行う体制をつくる
｛案内役を配置する，チャットなどで即時対応するなど｝
- 尋ねられて自分で解決できないことは、責任もって上級者へ送る
○作業の軽減・スリム化
- 裁定開始前に各案件について必要な資料をすべてそろえる
＃不足情報がある場合はこの段階でチェック元へ問い合わせを行う
- ルールまとめや判例集など資料アーカイブを作成して、参照先を明示する
- 作業工程のスリム化をはかり、かかる時間を短縮するようつとめる
４．業務改善を行う
この過程にはもう少し詳細な作業内容のチェックと確定が必要ですが、現在出ているものを改善案として提示します。
○裁定公示の遅延：工程改善
- 作業をレベル分けして、必要なマニュアルを作成する
- 裁定開始前に各案件について必要な資料をすべてそろえる
＃不足情報がある場合はこの段階でチェック元へ問い合わせを行う
- ルールまとめや判例集など資料アーカイブを作成して、参照先を明示する
○裁定公示の遅延：スケジュール管理
- 作業スケジュールを最初に決める
- ＭＬ等連絡手段を活用し、適切な人員確保とタスク管理につとめる
- 作業の攻撃的な割り振り（メッセでの斡旋、作業チームの編成）を行う
- 全体の作業進行状況を管理して、遅れの発生に早く対処する
- 作業工程のスリム化をはかり、かかる時間を短縮するようつとめる
- cgiなどを積極的に導入して手作業のミスとかかる時間を減らす、など業務を工夫する
○裁定ミス・ぶれをなくす
- クロスチェックを行って公示前にミスやぶれを発見し、訂正を行う
- 裁定の元になる情報は必要な情報、ぶれやすいポイントなどを明確にして、提出元にテンプレートにそった提出をお願いする
- 裁定案件を内容ごとに分類して裁定ぶれが起こらないようにする
- ぶれが発見された場合、裁定基準適用についてのすりあわせを行う ＃結果は周知する
- ぶれが起こった裁定基準について、見直しを行う
- 過去判例・ルール関連質疑などの資料を調べやすいようにアーカイブ化する
○ミス再発の防止
- 発生したミスの分析と対処を行う
- 起こりやすいミスについて掲示板などで周知する
＃情報共有を行う
- つねに改善を指向する
- 改善提案用ツリーを置く
- 作業終了後の懇談会から問題点を汲み上げる
- 作業ミスや不明点の抽出とアーカイブ化。定期的なマニュアルの更新。
- 人事対応
○その他
- 柔軟性をもった人事対応
- 上級者に対するリコールの権利を定める
- 上級者の任期を決め、定期的に入れ替え若しくは信任投票を行う
- 作業者の独走が激しく、ホウレンソウをきちんと行えない等作業上の問題点が改善されない場合、降格処置を用いる
５．やりがいを得る
単独では難しいですが、
- 難しいことをやりとげたとき
- なにかの目標を達成できたとき
- 努力に対して評価を得られたとき
に、感じられるのではないかと考えました。
- スキルと希望に沿った「自分がやりたい仕事」への配置
- 積極的に作業改善などの自主案件を提示でき、評価を受けられる環境
- 経験収得による作業レベル漸次アップのチャンス
- サポートの元でチャレンジできるフォロー体制
- 裁定公示など全体作業を連携で終了させたときの達成感
- わかりやすく理念ある裁定によって、ＮＷの罰則を減らすよう努める、という公僕としての達成感
参加された方それぞれがこういった「やりがい」を得られる「職場」にしていきたい、と考えています。
